Système de planification des ressources de l’entreprise (ERP)

Les entreprises font face à des défis considérables lorsque chaque service fonctionne avec son logiciel indépendant. Par exemple, des données non uniformes ou en double dans les systèmes peuvent mener à une mauvaise communication entre les services. Il résulte de cette situation que l’équipe des ventes peut promettre des dates de livraison en fonction de renseignements non actualisés sur les stocks, ce qui engendre de l’inefficacité et de l’insatisfaction de la clientèle.

En bref, voilà pourquoi les systèmes ERP ont été créés. Les systèmes ERP comprennent des modules qui permettent à chaque service d’une entreprise de gérer ses opérations sur une seule plateforme intégrée. Voici quelques-uns des nombreux avantages de cette façon de faire:

• exactitude des données améliorée;
• flux de travail simplifiés;
• meilleure collaboration entre les services;
• accès en temps réel aux renseignements essentiels pour prendre de meilleures décisions;
• sécurité et confidentialité des données améliorées.

Un point de vue plus moderne des systèmes ERP veut qu’ils soient au centre d’une plateforme d’exploitation numérique (DOP) élargie d’une organisation. Une plateforme DOP consiste essentiellement en une plateforme centralisée pour la gestion de toutes les activités numériques, et le système ERP en est son réseau de base qui gère tous les principaux processus d’affaires d’une manière intégrée. Cette méthode permet de réaliser des analyses complètes et de prendre des décisions stratégiques à partir de renseignements en temps réel.

Que signifie la planification des ressources de l’entreprise (ERP)?

Le Gartner Group a utilisé l’acronyme ERP pour la première fois dans les années 1990, affirme Leon van der Poel, conseiller d’affaires principal, BDC Services-conseils. Cependant, ces systèmes ont d’abord été conçus et créés dans les années 1970.

«Lors de leur création, les systèmes ERP visaient à donner aux entreprises un système dans lequel gérer toutes les fonctions d’affaires principales de leurs services», explique Leon van der Poel. Ils portaient principalement sur des aspects internes de la gestion des entreprises. En d’autres termes, le système ERP a été développé pour aider les parties prenantes internes à gérer et à exploiter l’entreprise.

De nos jours, il existe beaucoup de systèmes ERP différents, chacun offrant son propre ensemble d’avantages. Certains sont adaptés à des secteurs précis et comprennent des fonctions spécialisées, alors que d’autres offrent des fonctions plus générales. Habituellement, un système ERP comprendra des modules de base couvrant les fonctions principales d’une entreprise, dont voici quelques-unes des plus courantes:

• finances et comptabilité;
• production;
• gestion des stocks;
• gestion de la chaîne d’approvisionnement;
• approvisionnement et achats;
• ressources humaines.

Par exemple, un système ERP spécialisé dans le secteur des aliments et boissons pourrait comprendre des fonctions spécialisées supplémentaires pour vous aider à répondre aux exigences réglementaires en matière de traçabilité et de contrôle de la qualité. À l’inverse, un système conçu pour le secteur de la distribution de gros pourrait se concentrer davantage sur la gestion d’entrepôt et des stocks, ainsi que sur la logistique.

Quelle différence y a-t-il entre un logiciel, un système, un programme ou une plateforme ERP?

On désigne parfois les logiciels ERP comme des systèmes, des programmes et des plateformes ERP. En fait, il s’agit de synonymes qu’on peut utiliser de manière interchangeable. 

En quoi un système ERP aide-t-il une entreprise?

Un système ERP aide les entreprises à gérer les ressources en centralisant toutes leurs données sur une plateforme. Un tel système offre plusieurs avantages, dont voici les principaux.

1. Exactitude et uniformité des données

   Lorsque chaque service fonctionne avec un système séparé, on risque de se heurter à une rupture informationnelle. Pourquoi? Parce que les services ont toujours besoin d’échanger des informations. Par contre, si leurs systèmes ne sont pas reliés et intégrés, ces services devront se fier au transfert de données manuel, ce qui augmentera les probabilités d’erreurs. 

   «Au-delà des erreurs d’entrée de données, deux services pourraient compter les choses différemment, ce qui se solderait par des réunions inefficaces au cours desquelles on discuterait et on débattrait de versions divergentes de la vérité», explique Leon van der Poel. 

   Lorsqu’on utilise un seul système dans lequel on stocke et échange toute l’information, on améliore l’exactitude et l’uniformité des données.

2. Amélioration de la prise de décision

   En regroupant les données de tous les secteurs d’activité, les plateformes ERP permettent d’assurer que les décisionnaires ont un point de vue complet sur ce qui se passe au sein de l’organisation. Surtout, comme ces systèmes éliminent le besoin d’échanger manuellement l’information entre les services, ce qui s’avère chronophage, ils accélèrent la prise de décision.

   «Grâce aux systèmes ERP, les propriétaires d’entreprise peuvent prendre des décisions en temps réel, soutient Leon van der Poel. Au lieu d’attendre qu’on regroupe l’information du dernier trimestre dans un chiffrier, ces systèmes peuvent donner suite à ce qui s’est passé ce matin, voire il y a cinq minutes.»

3. Sécurité accrue des données et des systèmes

   Il est déjà assez difficile de garder opérationnels plusieurs systèmes. Toutefois, il s’avère encore plus difficile de veiller à la mise à jour régulière et à la sécurité de chacun d’eux. 

   La gestion des correctifs logiciels, des mises à jour de sécurité et des normes de conformité devient une ressource et une tâche chronophage lorsqu’une entreprise mise sur plusieurs systèmes logiciels séparés. Ce fait accroît le risque de vulnérabilités. Il expose aussi l’entreprise à des violations ou au piratage de données, car les systèmes désuets représentent des cibles faciles de cyberattaques.

   «Les risques en matière de sécurité peuvent s’aggraver si une entreprise conserve encore l’information sur papier, car il n’y a aucun moyen de retracer qui y accède ou la copie, et on peut facilement perdre l’information», ajoute Leon van der Poel. Un système ERP permet de renforcer la sécurité des données de votre entreprise en centralisant et en numérisant les données.

Les avantages du système ERP: un exemple

Le service des ventes d’ABC Co. reçoit une commande importante pour un produit populaire. À l’aide du système ERP de l’entreprise, l’équipe des ventes vérifie les stocks de l’entreprise afin de confirmer qu’elle peut exécuter la commande. Comme les autres services constatent immédiatement que la commande est entrée, ils commencent à se préparer à l’exécuter. Par exemple, ils coordonnent la logistique entre l’entrepôt et l’expédition afin de veiller à la livraison à temps pendant que la commande est traitée. Le service des finances de l’entreprise voit immédiatement que la vente a été consignée. Il peut suivre les revenus et les coûts connexes associés au traitement de la commande.

À quel moment une entreprise devrait-elle envisager la mise en œuvre d’un système ERP?

Les systèmes ERP deviennent généralement indispensables lorsque les revenus d’une entreprise s’approchent d’au moins 10 millions de dollars.

«Il ne s’agit pas d’un seuil exact, souligne Leon van der Poel. Cependant, c’est souvent à ce point qu’on perd la maîtrise des opérations et de l’échange de données manuels. C’est aussi environ à ce niveau que les gains de productivité compenseront habituellement l’investissement requis.»

Somme toute, le bon moment pour envisager la mise en œuvre d’un système ERP dépend réellement des défis, des possibilités et des plans à venir précis de l’entreprise. Selon le conseiller principal de BDC, un bon moyen de déterminer si vous avez besoin d’un système ERP consiste à évaluer la complexité de vos opérations et l’inefficacité que vous constatez. Voici des exemples d’indicateurs clés:

• solutions de rechange manuelles;
• nouvelle entrée des données;
• méthodes sur papier. 

Si vous estimez que gérer plusieurs systèmes, échanger de l’information entre les services ou traiter des volumes croissants de données devient insurmontable, le temps est peut-être venu d’envisager un système ERP. 

«La clé, c’est de mettre en lumière à quel moment vos méthodes actuelles commencent à entraver votre croissance, fait valoir Leon van der Poel. Un système ERP peut offrir un rendement du capital investi clair en simplifiant les opérations et en améliorant la prise de décision, mais il importe d’évaluer si les coûts de départ s’harmonisent avec les objectifs à moyen et à long terme de votre entreprise.»

«Il n’y a jamais de moment parfait pour mettre en œuvre un système ERP», explique Leon van der Poel, qui ajoute par ailleurs qu’il faut prévoir au moins un an, si la transition est faite correctement, pour réaliser la démarche de sélection et la mise en œuvre de ce système.

Si votre entreprise n’est pas prête pour un système ERP, une solution provisoire pourrait comprendre la sélection de différents outils logiciels, souvent appelés solutions ponctuelles, par exemple un système de gestion des stocks qui peut s’intégrer à vos applications d’affaires actuelles, en particulier votre système de comptabilité.

Des exemples de système ERP

Il existe un grand nombre de fournisseurs de système ERP sur le marché aujourd’hui. En voici quelques exemples: 

1. Infor: Populaire dans le secteur manufacturier, Infor offre des fonctionnalités avancées dans des processus d’affaires essentiels, notamment l’approvisionnement, la gestion des stocks et la planification de la production.
2. Epicor: Axé principalement sur la fabrication, le commerce de détail et la distribution, Epicor offre des options infonuagiques, et on le connaît pour ses solides fonctionnalités sectorielles.
3. SAP Business One: Conçu à l’intention des petites et moyennes entreprises (PME), SAP Business One est connu pour son évolutivité et son interface conviviale. Il offre aussi des fonctionnalités sectorielles.
4. Oracle NetSuite: Utilisé communément dans la distribution de gros, Oracle NetSuite est un système ERP infonuagique qui offre une plateforme unifiée pour la gestion des finances, la gestion de la relation client (CRM) et le commerce électronique.
5. Sage 300: Nommé auparavant Sage ACCPAC, Sage 300 est un autre système ERP conçu à l’intention des PME. Il est connu pour sa flexibilité et il est populaire dans les secteurs de la distribution, de la fabrication et du commerce de détail.

Quelle est la différence entre un système ERP et un système de gestion des relations avec la clientèle (CRM)?

Le système ERP et le système CRM sont tous deux des logiciels d’entreprise. Cependant, ils diffèrent au chapitre de leurs fonctions et de leur portée.

Les plateformes ERP aident les entreprises à gérer toutes leurs différentes fonctions d’affaires sur une seule plateforme. Les logiciels CRM ont pour raison d’être de gérer les interactions avec la clientèle, la dynamique de vente et, parfois, les efforts de marketing.

«Comme les plateformes ERP couvrent toutes les fonctions d’affaires, elles comprennent généralement un module CRM, explique Leon van der Poel. Par contre, les logiciels CRM ne comprennent pas de module pour la comptabilité, les stocks, la gestion des projets et tous ces autres aspects que les systèmes ERP gèrent».

Quelle est la différence entre un système ERP et une plateforme d’exploitation numérique (DOP)?

Les systèmes ERP existent depuis des décennies. Ils offrent plusieurs avantages aux entreprises qui les utilisent. Cependant, un jour ou l’autre, la plupart des entreprises font face à un besoin auquel leur système ERP ne peut pas entièrement répondre. Elles mettent souvent en œuvre une ou deux solutions logicielles supplémentaires spécialisées pour résoudre ce problème.

«Pensons à la logistique, par exemple, suggère Leon van der Poel. Il existe d’excellents logiciels ERP pour ce secteur, mais beaucoup d’entreprises de distribution doivent encore les intégrer à un système plus spécialisé pour réaliser les configurations de chargement complet ou de palette ainsi que la planification détaillée des itinéraires». 

De plus, les systèmes ERP ont souvent une capacité limitée de transmettre de l’information aux parties prenantes, par exemple les organismes de réglementation et les actionnaires, ainsi que d’autres partenaires d’affaires, comme les fournisseurs. De nos jours, une collaboration plus étroite et l’échange d’information avec des partenaires d’affaires représentent des facteurs déterminants d’avantage commercial.

Voilà pourquoi il est plus logique pour les entreprises de songer à une plateforme d’exploitation numérique (DOP), que Leon van der Poel considère comme «une version plus moderne du système ERP».

La polyvalence des DOP permet aux entreprises d’intégrer un logiciel supplémentaire, comme la planification des itinéraires ou l’automatisation du marketing, ainsi que d’autres dispositifs, comme l’Internet des objets (IoT), tout en assurant l’échange d’information entre les services. Cette méthode préserve l’avantage principal du système ERP, tout en offrant plus de flexibilité lorsqu’il s’agit d’adopter des technologies émergentes et de s’y intégrer pour prendre en charge les besoins d’affaires uniques et en constante évolution.

De plus, les plateformes DOP permettent aux entreprises d’échanger plus facilement de l’information avec des partenaires externes, ajoute Leon van der Poel. «Elles sont essentielles dans le contexte commercial actuel. Par exemple, les entreprises font face à une pression croissante lorsqu’il s’agit de répondre aux normes ESG (environnementales, sociales et de gouvernance), ainsi que d’échanger des données sur les efforts de durabilité avec leur clientèle, leurs fournisseurs ou les organismes de réglementation».

En fin de compte, qu’un système ERP soit ou non la bonne prochaine étape dépend de la taille, de la complexité et des besoins uniques de votre entreprise: il n’y a pas d’approche universelle. 

Prochaine étape

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